Prozess zerlegen: Was KI wirklich übernehmen kann

Du wirfst eine ganze Aufgabe in einem Satz hinein — „schreib mir das Angebot für Kunde X" — und bekommst solides Mittelmaß zurück. Also schraubst du am Prompt. Formulierst genauer, hängst ein Beispiel an, bittest um einen professionelleren Ton. Es wird ein bisschen besser und nie gut.

Der Fehler steckt selten in der Formulierung. Er steckt darin, dass du eine Aufgabe abgegeben hast, die du selbst nie in Schritte zerlegt hast.

Die Technik

Bevor du einen Arbeitsprozess an die KI gibst, lässt du ihn zerlegen und die Rollen verteilen. Ein Prompt reicht:

„Zerlege den folgenden Arbeitsprozess in 5 bis 7 Schritte. Sag mir zu jedem Schritt, ob du ihn übernehmen kannst, ob du zuarbeiten kannst oder ob er beim Menschen bleiben muss — und warum."

Danach beschreibst du den Prozess so, wie du ihn einem neuen Kollegen am ersten Tag erklären würdest. Umgangssprache genügt, Fachbegriffe darfst du benutzen.

Schritt für Schritt

1. Nimm einen Prozess, den du mindestens wöchentlich durchläufst. Angebot schreiben, Bewerbungen sichten, Monatsbericht bauen.
2. Setz den Prompt ab und beschreib den Prozess in eigenen Worten.
3. Widersprich der ersten Zerlegung. Sie trifft es selten auf Anhieb — sag, was fehlt oder was in Wahrheit zwei Schritte sind.
4. Markier das Ergebnis: übernehmen, zuarbeiten, beim Menschen. Lies dabei die Begründungen, nicht nur die Einstufung.
5. Schreib drei Kriterien auf, an denen du das Ergebnis prüfen wirst.
6. Lauf den Prozess einmal mit einem echten Fall durch, nicht mit einem ausgedachten.

Warum das funktioniert

Meistens sind es zwei von sieben Schritten, die die KI wirklich gut übernimmt — und ein dritter, an dem sie zuverlässig danebenliegt. Genau diesen dritten findest du im Ein-Satz-Prompt nie. Er verschwindet im fertigen Text, statt als Frage aufzutauchen.

Die Zerlegung holt ihn nach vorn, bevor er dich etwas kostet. Und nebenbei hast du eine Arbeitsanweisung in der Hand, die beim nächsten Mal noch gilt.

Stolperfallen

• Die KI ist optimistisch. Sie behauptet eher, sie könne einen Schritt übernehmen, als das Gegenteil. Deshalb ist das „und warum" im Prompt keine Deko, sondern dein Prüfmittel.
• Fünf bis sieben Schritte sind eine Grenze mit Absicht. Wer fünfzehn zurückbekommt, hat mehrere Prozesse auf einmal beschrieben.
• Personenbezogene oder vertrauliche Inhalte gehören nicht in die Beschreibung. Für die Zerlegung reicht die Struktur des Ablaufs, nicht der echte Fall.
• Der Schritt, der beim Menschen bleibt, braucht einen Namen. Sonst bleibt er bei allen und damit bei niemandem.

Ein Prozess, zwanzig Minuten. Das ist der ganze Aufwand — und danach weißt du zum ersten Mal, wo die Arbeit in diesem Ablauf tatsächlich liegt.

Wenn ihr das nicht einzeln, sondern für ein ganzes Team wiederholbar machen wollt, ist genau das der Einstieg: Qualifizieren.